Przygotowanie konkurencyjnego wniosku w prestiżowym konkursie Marie Skłodowska-Curie Actions Postdoctoral Fellowships (MSCA PF) na rok 2026 wymaga rzetelnego podejścia zarówno do opisu naukowego, jak i formalności elektronicznych. Cała aplikacja składa się z dwóch integralnych części: załącznika technicznego (Part B), zawierającego merytoryczny opis projektu, oraz formularza administracyjnego (Part A). Ocena przez niezależnych ekspertów jest możliwa wyłącznie wtedy, gdy obie te części zostaną poprawnie i kompletnie wypełnione w systemie.
Formularz Part A jest generowany bezpośrednio online za pośrednictwem systemu elektronicznego platformy Funding & Tenders Portal. Choć ma on charakter techniczno-administracyjny, błędy popełnione na tym etapie mogą skutkować odrzuceniem wniosku z przyczyn formalnych lub negatywnie wpłynąć na proces doboru recenzentów. Poniższy artykuł, stanowi podręcznik prowadzący przez ten proces krok po kroku.
Rejestracja, wybór konkursu i inicjowanie wniosku w portalu
Prace nad wnioskiem rozpoczynają się od zalogowania na unijnym portalu Funding & Tenders Portal za pomocą konta EU Login. Jeżeli wnioskodawca lub opiekun nie posiadają jeszcze takiego konta, pierwszym krokiem musi być jego utworzenie. W wyszukiwarce dostępnych naborów (zakładka Funding) należy precyzyjnie zlokalizować aktualnie otwarty konkurs oznaczony identyfikatorem HORIZON-MSCA-2026-PF-01. Wybór nieaktualnej edycji (np. z lat ubiegłych) uniemożliwi skuteczne złożenie dokumentacji.
Kluczowym momentem inicjowania aplikacji jest poprawny wybór właściwego typu grantu w sekcji Start Submission:
- European Fellowships (EF) – należy wybrać ten panel, jeżeli naukowiec planuje realizować swój projekt w instytucji goszczącej zlokalizowanej w państwie członkowskim UE (MS) lub kraju stowarzyszonym z programem Horizon Europe (AC).
- Global Fellowships (GF) – ten wariant wybiera się w sytuacji, gdy projekt zakłada realizację fazy wyjazdowej w instytucji zlokalizowanej w kraju trzecim, czyli poza strukturami unijnymi i stowarzyszonymi. Przy wyborze GF system bezwzględnie wymaga zadeklarowania dodatkowej instytucji z kraju MS lub AC, która w strukturze prawnej projektu będzie pełniła funkcję koordynatora całego grantu.
REA wskazuje, że jednym z najpoważniejszych błędów na starcie jest zakodowanie w systemie niewłaściwego typu grantu, co nieodwracalnie wypacza kryteria kwalifikowalności projektu. Wybór ten blokuje się w kreatorze i nie może zostać zmodyfikowany na późniejszym etapie pracy z formularzami, co w przypadku pomyłki zmusza wnioskodawcę do utworzenia zupełnie nowego szkicu wniosku od zera. Przed przejściem dalej należy także przeczytać oraz zaakceptować regulamin i warunki składania wniosków (Terms and Conditions), co pozwala systemowi na uruchomienie właściwego interfejsu.
Identyfikacja instytucji goszczącej oraz ról projektowych
Po zatwierdzeniu typu grantu system wymaga powiązania wniosku z instytucją goszczącą za pomocą unikalnego, 9-cyfrowego numeru PIC (Participant Identification Code). Po wpisaniu numeru PIC lub nazwy skróconej organizacja jest wyszukiwana w bazie portalu. Bardzo ważne jest, aby status wyszukanej instytucji posiadał oznaczenie VALIDATED lub przynajmniej DECLARED. W przypadku trudności z odnalezieniem właściwego kodu należy niezwłocznie skontaktować się z uniwersyteckim bądź instytutowym biurem ds. grantów w celu uzyskania autoryzowanych danych. Po pomyślnym przypisaniu organizacji, jej LEAR zostanie automatycznie powiadomiony przez system o włączeniu jednostki do przygotowywanego wniosku grantowego.
Na tym samym etapie następuje przypisywanie ról w projekcie osobom fizycznym poprzez funkcję Add contact +. System bezwzględnie wymaga zdefiniowania w strukturze personalnej dwóch odrębnych podmiotów:
- Researcher – sam wnioskodawca, czyli naukowiec ze stopniem doktora. W systemie można nadać mu uprawnienia głównej osoby kontaktowej, aby miał swobodny i pełny dostęp do edycji wniosku.
- Supervisor – opiekun naukowy ze strony beneficjenta, który pełni funkcję głównej osoby kontaktowej.
REA przypomina o bezwzględnym zakazie łączenia tych funkcji: badacz i opiekun naukowy pod żadnym pozorem nie mogą być tą samą osobą. Kolejnym powszechnym błędem jest wpisanie w roli aplikującego beneficjenta instytucji, w której naukowiec ma jedynie afiliację w momencie składania wniosku, bądź instytucji goszczącej fazę wyjazdową GF, zamiast wskazania realnego przyszłego gospodarza grantu w Europie.
Akronim, streszczenie
Po przejściu kreatora wstępnego użytkownik zyskuje dostęp do właściwego panelu administracyjnego, gdzie kliknięcie przycisku Edit forms otwiera interaktywny formularz Part A, podzielony na sekcje tematyczne widoczne w spisie treści po lewej stronie ekranu. Nie trzeba wypełniać wszystkiego od razu – system pozwala na regularne zapisywanie wprowadzonych zmian przyciskiem Save data i powrót do pracy w dowolnym momencie aż do zamknięcia naboru.
W podsekcji General Info pierwszym zadaniem jest wprowadzenie akronimu projektu. Musi to być konstrukcja krótka, chwytliwa, łatwa do zapamiętania i bezproblemowa do wymówienia dla recenzentów. Należy skrupulatnie zweryfikować, czy wybrany skrót nie niesie za sobą nieodpowiednich skojarzeń lub dwuznacznych, kłopotliwych znaczeń w języku angielskim bądź innych językach europejskich. Wsparciem w procesie generowania unikalnych skrótów na podstawie słów kluczowych opisujących tożsamość badań mogą być darmowe, dedykowane narzędzia sieciowe, jak choćby rekomendowany w poradnikach serwis Acronym Creator. Raz zatwierdzony i wysłany w portalu akronim staje się niezmienny i będzie towarzyszył projektowi na każdym etapie ewentualnej późniejszej realizacji i upowszechniania wyników. Dobrą praktyką jest umieszczanie go w nagłówku każdej strony dokumentu merytorycznego Part B, tuż obok oficjalnego identyfikatora konkursu (Call: HORIZON-MSCA-2026-PF-01).
Kolejnym kluczowym polem jest streszczenie projektu (Abstract lub Short Summary), na którego stworzenie system przewiduje maksymalnie 2000 znaków ze spacjami. Streszczenie to musi w sposób jasny i atrakcyjny przedstawiać ramy metodologiczne oraz cele badawcze, lecz nie może zawierać żadnych danych poufnych, wrażliwych ani nieopatentowanych szczegółów technologicznych. Wynika to z faktu, iż w przypadku przyznania finansowania treść tego pola zostanie w pełni upubliczniona w unijnych bazach danych (np. CORDIS) i udostępniona opinii publicznej.
Precyzyjny dobór panelu oraz hierarchia słów kluczowych (MSCA Keywords)
Przypisanie wniosku do jednego z 8 głównych paneli naukowych (Chemistry – CHE; Social Sciences and Humanities – SOC; Economic Sciences – ECO; Information Science and Engineering – ENG; Environment and Geo-Sciences – ENV; Life Sciences – LIF; Mathematics – MAT; Physics – PHY) determinuje, pod jakim szyldem wniosek będzie oceniany i z której puli budżetowej oraz odrębnej listy rankingowej otrzyma środki.
Aby eksperci z agencji REA mogli precyzyjnie dobrać recenzentów posiadających wąską specjalizację zbieżną z tematyką projektu, wnioskodawca musi zadeklarować od minimum 3 do maksymalnie 5 słów kluczowych (deskryptorów), układając je w porządku malejącym pod względem stopnia istotności dla badań. Wybór każdego słowa kluczowego odbywa się w systemie w sposób ściśle zhierarchizowany na trzech poziomach:
- Panel główny (np. SOC).
- Podobszar badań (słowo kluczowe poziomu 1, np. Cognition, psychology, linguistics).
- Deskryptor szczegółowy (słowo kluczowe poziomu 2, np. Social psychology).
System elektroniczny nakłada tu sztywną regułę: dwa pierwsze słowa kluczowe muszą pochodzić bezwzględnie z tego samego panelu naukowego, który został wybrany jako wiodący dla całego wniosku. Trzy pierwsze deskryptory są całkowicie obligatoryjne do uzupełnienia w systemie. Słowa kluczowe numer trzy, cztery oraz pięć mogą być wybierane w sposób całkowicie swobodny z dowolnego z pozostałych siedmiu paneli unijnych, co pozwala zasygnalizować interdyscyplinarny lub wielodyscyplinarny charakter projektu. Całkowity brak streszczenia, panelu bądź wymaganych deskryptorów stanowi rażący błąd formalny uniemożliwiający dalsze procedowanie aplikacji.
Declarations – oświadczenia i rygor ponownego składania (resubmissions)
W sekcji oświadczeń (Declarations) koordynator wniosku z ramienia instytucji goszczącej zobowiązany jest do zaznaczenia serii obligatoryjnych klauzul prawno-administracyjnych, potwierdzających m.in. prawdziwość wprowadzonych danych, posiadanie pełnej zgody wszystkich uczestników na udział w projekcie oraz spełnianie kryteriów braku wykluczenia z finansowania publicznego. Wszystkie pola oznaczone symbolem czerwonej gwiazdki (*) są bezwzględnie wymagane.
W tej samej sekcji należy odpowiedzieć na pytanie, czy wniosek (lub projekt o bardzo zbliżonym charakterze) był składany w ciągu ostatnich dwóch lat w odpowiedzi na jakikolwiek konkurs unijny. W przypadku ponownego składania projektu (tzw. resubmission) wymagane jest podanie zeszłorocznego 9-cyfrowego numeru referencyjnego wniosku. Należy pamiętać o restrykcyjnej unijnej zasadzie blokady: jeżeli projekt w poprzedniej edycji konkursu uzyskał wynik poniżej 80 punktów, nie może on zostać ponownie złożony do oceny w roku bezpośrednio następującym.
Dane badacza, reguła mobilności i rola organizacji
Sekcja Participants agreguje szczegółowe metadane dotyczące podmiotów instytucjonalnych oraz kluczowego personelu. Dzięki zintegrowaniu z numerami PIC większość ogólnych informacji o strukturze prawnej i statusie instytucji goszczącej zaczytuje się automatycznie. Osoba wypełniająca wniosek musi jedynie ręcznie uzupełnić puste pola wpisując m.in. dokładne dane teleadresowe wydziałów, numery telefonów oraz precyzyjne stanowiska i stopnie naukowe opiekuna oraz badacza.
Dla instytucji z krajów członkowskich UE lub krajów stowarzyszonych kluczowym kryterium kwalifikowalności, weryfikowanym przed podpisaniem umowy grantowej, jest posiadanie wdrożonego Planu Równości Płci (Gender Equality Plan). W przypadku podmiotów publicznych, instytutów badawczych oraz uczelni wyższych warunek ten jest obligatoryjny – brak takiego planu blokuje możliwość przyznania grantu, natomiast nie jest on wymagany od innych typów organizacji (np. przedsiębiorstw prywatnych z sektora nieakademickiego). W tej części wnioskodawca musi również zaznaczyć odpowiednie pola wyboru określające specyficzną rolę, jaką dana instytucja będzie pełniła w projekcie (np. zarządzanie projektem, upowszechnianie wyników, szkolenia, udostępnianie infrastruktury badawczej czy transfer praw własności intelektualnej).
W profilu kandydata (Researcher) kluczowe znaczenie ma wprowadzenie dokładnej daty uzyskania lub planowanej obrony stopnia doktora (Doctorate Date of Award), co pozwala systemowi na wstępne zweryfikowanie limitu maksymalnie 8 lat doświadczenia po doktoracie dopuszczalnego w MSCA PF. Każde uzasadnione przedłużenie tego okresu (np. z tytułu urlopów macierzyńskich, rodzicielskich czy pracy poza sektorem naukowym) musi zostać jawnie zakodowane w formie odliczeń czasowych w tej sekcji Part A wniosku. Choć dokumenty potwierdzające te odliczenia nie są wymagane na etapie aplikowania, wnioskodawca musi posiadać je w gotowości na wypadek ewentualnego audytu ze strony Komisji Europejskiej.
Ponadto znajduje się tutaj tabela, w której należy bez jakichkolwiek luk czasowych odnotować wszystkie miejsca aktywności zawodowej i zamieszkania (Place of activity/place of residence) badacza z ostatnich 5 lat przed terminem zamknięcia naboru. Służy to bezwzględnej weryfikacji unijnej reguły mobilności, stanowiącej, że badacz nie może mieć stałego miejsca zamieszkania ani prowadzić swojej głównej działalności (praca, studia) w kraju przyszłej instytucji goszczącej przez dłużej niż 12 miesięcy w okresie ostatnich 36 miesięcy bezpośrednio poprzedzających moment zamknięcia konkursu. Krótkie pobyty wakacyjne lub wyjazdy turystyczne nie powinny być wyszczególniane w tej tabeli jako osobne pozycje.
Tabela dotycząca publikacji, wcześniejszych projektów oraz kluczowej aparatury i infrastruktury badawczej
W sekcji uczestników interfejs Funding & Tenders Portal wyświetla pola tekstowe przeznaczone na wpisanie wykazu maksymalnie pięciu najważniejszych publikacji naukowych, opisów zrealizowanych wcześniej projektów powiązanych z tematyką wniosku oraz kluczowej aparatury i infrastruktury badawczej. Poradniki REA formułują w tym miejscu ostrzeżenie: pól tych w formularzu Part A nie wolno wypełniać. Jakiekolwiek informacje dotyczące publikacji, dorobku czy zaplecza laboratoryjnego wpisane w części administracyjnej online zostaną całkowicie zignorowane przez ekspertów oceniających wniosek. Miejscem przeznaczonym na rzetelny i punktowany opis całego dorobku oraz infrastruktury są wyłącznie odpowiednie sekcje załącznika merytorycznego Part B-2.
Konstrukcja budżetu i poprawne kodowanie faz projektu
Struktura finansowa MSCA PF opiera się w całości na kosztach jednostkowych (unit costs) – stawki miesięczne przypisane do poszczególnych kategorii (Living Allowance, Mobility Allowance, Family Allowance, koszty badań i szkoleń oraz koszty zarządzania) są automatycznie mnożone przez czas trwania grantu i korygowane przez system o unijny współczynnik kosztów utrzymania w danym kraju (Country Correction Coefficient).
Rola wnioskodawcy w sekcji Budget ogranicza się do zdefiniowania czasu trwania projektu oraz określenia uprawnień do dodatku rodzinnego (Family Allowance) poprzez zaznaczenie opcji Yes/No. Dodatek ten przysługuje badaczom, którzy w momencie zamknięcia naboru wniosków posiadają formalny status małżeństwa, związku uznanego przez prawo kraju jego zawarcia bądź mają dzieci na utrzymaniu. Rozwinięcie dedykowanej strzałki w tabeli finansowej pozwala na weryfikację składowych budżetu oraz końcowej szacowanej kwoty dofinansowania.
Powszechne błędy budżetowe i instytucjonalne wg REA
Analiza agencji REA wskazuje, że najwięcej uchybień formalnych generujących błędy budżetowe wiąże się z wadliwym kodowaniem w Part A specyficznych faz projektu, takich jak faza wyjazdowa Global Fellowship czy staże pozaakademickie (Non-Academic Placements – NAP):
- Błędny status państwa – wprowadzenie kraju trzeciego (TC) zamiast państwa członkowskiego (MS) bądź kraju stowarzyszonego (HE AC) dla głównego beneficjenta, co automatycznie zaburza wyliczenie współczynnika korygującego (Country Coefficient) i zniekształca budżet.
- Nieprawidłowy czas trwania faz – pomyłki w określaniu długości fazy wyjazdowej GF, powrotnej GF lub stażu NAP bezpośrednio rzutują na błędne przeliczenie stawek miesięcznych przez system finansowy portalu.
- Mylenie staży NAP z oddelegowaniami (secondments) – staże w sektorze pozaakademickim na koniec projektu (NAP) mogą trwać maksymalnie do 6 miesięcy i wymagają dodania instytucji przyjmującej jako oficjalnego partnera stowarzyszonego (Associated Partner) bezpośrednio w strukturze uczestników Part A (np. poprzez dodanie numeru PIC danej firmy czy organizacji). Bardzo powszechnym błędem jest kodowanie w Part A zwykłych oddelegowań (secondments) lub krótkich wizyt studyjnych (short visits) jako staży NAP, bądź też dodawanie instytucji odpowiedzialnych za oddelegowania (secondments) do bazy danych Part A. Instytucje goszczące badacza na standardowe, krótkie oddelegowania powinny być opisywane wyłącznie w merytorycznej części Part B-2 wniosku i nie mogą figurować w formularzu administracyjnym online. Podsumowując: w Part A wykazuje się wyłącznie partnerów stowarzyszonych odpowiedzialnych za fazę wyjazdową GF oraz podmioty organizujące oficjalny staż NAP.
Ethics and Security – autoocena kwestii etycznych i bezpieczeństwa
Przedostatnia i ostatnia część formularza wymagają od wnioskodawcy odniesienia się do kwestii etycznych (Ethics) oraz bezpieczeństwa międzynarodowego (Security). Obie sekcje opierają się na liście pytań kontrolnych typu tak/nie. Obejmują one zagadnienia związane z badaniami na ludziach, przetwarzaniem wrażliwych danych osobowych (zgodnie z rozporządzeniem RODO), dobrostanem zwierząt laboratoryjnych, transferem technologii o podwójnym zastosowaniu cywilno-wojskowym (Dual Use), wywozem materiałów podlegających restrykcjom oraz potencjalnym negatywnym oddziaływaniem prowadzonych doświadczeń na środowisko naturalne.
Jeżeli na którekolwiek z pytań w tabeli etycznej wnioskodawca odpowie twierdząco, system wymusi uzupełnienie dedykowanego pola tekstowego przeznaczonego na autoocenę etyczną (Ethics Self-Assessment). Należy w nim zwięźle opisać procedury i wskazać, jakie zgody właściwych komisji bioetycznych lub komisji ds. etyki badań zostaną uzyskane przed rozpoczęciem konkretnych zadań projektowych. Rzetelne podejście do tej sekcji chroni wniosek przed zablokowaniem na etapie unijnej kontroli etycznej po ewentualnym wygraniu konkursu.
Wprowadzane w formularzu online dane można i należy regularnie zapisywać za pomocą przycisku Save data, co chroni przed utratą informacji w przypadku przerwania sesji. Praca nad Part A nie musi być wykonana jednorazowo – system pozwala na wielokrotne edytowanie i modyfikowanie danych aż do momentu oficjalnego zamknięcia naboru, który w edycji 2026 mija 9 września 2026 roku o godzinie 17:00:00 czasu brukselskiego (CEST).
Przed przystąpieniem do wysyłki wniosku obowiązkowym krokiem jest uruchomienie systemowej weryfikacji technicznej poprzez kliknięcie przycisku VALIDATE. System przeszukuje wówczas całą zawartość formularza administracyjnego Part A pod kątem pustych pól, niespójności logicznych czy braku wymaganych oświadczeń. Jeśli walidacja wykaże błędy, zostaną one podświetlone na czerwono i zablokują możliwość wysłania aplikacji. Jeśli system wyświetli jedynie ostrzeżenia (warnings), wniosek technicznie da się wysłać, jednak REA ostrzega, że ignorowanie ostrzeżeń systemowych i przesyłanie wniosków z nierozwiązanymi alertami technicznymi to jeden z najczęstszych powodów późniejszych problemów formalnych i finansowych.
#FunduszeUE #FunduszeEuropejskie #NAWA #MSCA
