Jak poprawnie wypełnić część administracyjną (Part A) wniosku MSCA PF 2026?

Przygotowanie konkurencyjnego wniosku w prestiżowym konkursie Marie Skłodowska-Curie Actions Postdoctoral Fellowships (MSCA PF) na rok 2026 wymaga rzetelnego podejścia zarówno do opisu naukowego, jak i formalności elektronicznych. Cała aplikacja składa się z dwóch integralnych części: załącznika technicznego (Part B), zawierającego merytoryczny opis projektu, oraz formularza administracyjnego (Part A). Ocena przez niezależnych ekspertów jest możliwa wyłącznie wtedy, gdy obie te części zostaną poprawnie i kompletnie wypełnione w systemie.

Formularz Part A jest generowany bezpośrednio online za pośrednictwem systemu elektronicznego platformy Funding & Tenders Portal. Choć ma on charakter techniczno-administracyjny, błędy popełnione na tym etapie mogą skutkować odrzuceniem wniosku z przyczyn formalnych lub negatywnie wpłynąć na proces doboru recenzentów. Poniższy artykuł, stanowi podręcznik prowadzący przez ten proces krok po kroku.

Rejestracja, wybór konkursu i inicjowanie wniosku w portalu

Prace nad wnioskiem rozpoczynają się od zalogowania na unijnym portalu Funding & Tenders Portal za pomocą konta EU Login. Jeżeli wnioskodawca lub opiekun nie posiadają jeszcze takiego konta, pierwszym krokiem musi być jego utworzenie. W wyszukiwarce dostępnych naborów (zakładka Funding) należy precyzyjnie zlokalizować aktualnie otwarty konkurs oznaczony identyfikatorem HORIZON-MSCA-2026-PF-01. Wybór nieaktualnej edycji (np. z lat ubiegłych) uniemożliwi skuteczne złożenie dokumentacji.

Kluczowym momentem inicjowania aplikacji jest poprawny wybór właściwego typu grantu w sekcji Start Submission:

  • European Fellowships (EF) – należy wybrać ten panel, jeżeli naukowiec planuje realizować swój projekt w instytucji goszczącej zlokalizowanej w państwie członkowskim UE (MS) lub kraju stowarzyszonym z programem Horizon Europe (AC).
  • Global Fellowships (GF) – ten wariant wybiera się w sytuacji, gdy projekt zakłada realizację fazy wyjazdowej w instytucji zlokalizowanej w kraju trzecim, czyli poza strukturami unijnymi i stowarzyszonymi. Przy wyborze GF system bezwzględnie wymaga zadeklarowania dodatkowej instytucji z kraju MS lub AC, która w strukturze prawnej projektu będzie pełniła funkcję koordynatora całego grantu.

REA wskazuje, że jednym z najpoważniejszych błędów na starcie jest zakodowanie w systemie niewłaściwego typu grantu, co nieodwracalnie wypacza kryteria kwalifikowalności projektu. Wybór ten blokuje się w kreatorze i nie może zostać zmodyfikowany na późniejszym etapie pracy z formularzami, co w przypadku pomyłki zmusza wnioskodawcę do utworzenia zupełnie nowego szkicu wniosku od zera. Przed przejściem dalej należy także przeczytać oraz zaakceptować regulamin i warunki składania wniosków (Terms and Conditions), co pozwala systemowi na uruchomienie właściwego interfejsu.

Identyfikacja instytucji goszczącej oraz ról projektowych

Po zatwierdzeniu typu grantu system wymaga powiązania wniosku z instytucją goszczącą za pomocą unikalnego, 9-cyfrowego numeru PIC (Participant Identification Code). Po wpisaniu numeru PIC lub nazwy skróconej organizacja jest wyszukiwana w bazie portalu. Bardzo ważne jest, aby status wyszukanej instytucji posiadał oznaczenie VALIDATED lub przynajmniej DECLARED. W przypadku trudności z odnalezieniem właściwego kodu należy niezwłocznie skontaktować się z uniwersyteckim bądź instytutowym biurem ds. grantów w celu uzyskania autoryzowanych danych. Po pomyślnym przypisaniu organizacji, jej LEAR zostanie automatycznie powiadomiony przez system o włączeniu jednostki do przygotowywanego wniosku grantowego.

Na tym samym etapie następuje przypisywanie ról w projekcie osobom fizycznym poprzez funkcję Add contact +. System bezwzględnie wymaga zdefiniowania w strukturze personalnej dwóch odrębnych podmiotów:

  1. Researcher – sam wnioskodawca, czyli naukowiec ze stopniem doktora. W systemie można nadać mu uprawnienia głównej osoby kontaktowej, aby miał swobodny i pełny dostęp do edycji wniosku.
  2. Supervisor – opiekun naukowy ze strony beneficjenta, który pełni funkcję głównej osoby kontaktowej.

REA przypomina o bezwzględnym zakazie łączenia tych funkcji: badacz i opiekun naukowy pod żadnym pozorem nie mogą być tą samą osobą. Kolejnym powszechnym błędem jest wpisanie w roli aplikującego beneficjenta instytucji, w której naukowiec ma jedynie afiliację w momencie składania wniosku, bądź instytucji goszczącej fazę wyjazdową GF, zamiast wskazania realnego przyszłego gospodarza grantu w Europie.

Akronim, streszczenie

Po przejściu kreatora wstępnego użytkownik zyskuje dostęp do właściwego panelu administracyjnego, gdzie kliknięcie przycisku Edit forms otwiera interaktywny formularz Part A, podzielony na sekcje tematyczne widoczne w spisie treści po lewej stronie ekranu. Nie trzeba wypełniać wszystkiego od razu – system pozwala na regularne zapisywanie wprowadzonych zmian przyciskiem Save data i powrót do pracy w dowolnym momencie aż do zamknięcia naboru.

W podsekcji General Info pierwszym zadaniem jest wprowadzenie akronimu projektu. Musi to być konstrukcja krótka, chwytliwa, łatwa do zapamiętania i bezproblemowa do wymówienia dla recenzentów. Należy skrupulatnie zweryfikować, czy wybrany skrót nie niesie za sobą nieodpowiednich skojarzeń lub dwuznacznych, kłopotliwych znaczeń w języku angielskim bądź innych językach europejskich. Wsparciem w procesie generowania unikalnych skrótów na podstawie słów kluczowych opisujących tożsamość badań mogą być darmowe, dedykowane narzędzia sieciowe, jak choćby rekomendowany w poradnikach serwis Acronym Creator. Raz zatwierdzony i wysłany w portalu akronim staje się niezmienny i będzie towarzyszył projektowi na każdym etapie ewentualnej późniejszej realizacji i upowszechniania wyników. Dobrą praktyką jest umieszczanie go w nagłówku każdej strony dokumentu merytorycznego Part B, tuż obok oficjalnego identyfikatora konkursu (Call: HORIZON-MSCA-2026-PF-01).

Kolejnym kluczowym polem jest streszczenie projektu (Abstract lub Short Summary), na którego stworzenie system przewiduje maksymalnie 2000 znaków ze spacjami. Streszczenie to musi w sposób jasny i atrakcyjny przedstawiać ramy metodologiczne oraz cele badawcze, lecz nie może zawierać żadnych danych poufnych, wrażliwych ani nieopatentowanych szczegółów technologicznych. Wynika to z faktu, iż w przypadku przyznania finansowania treść tego pola zostanie w pełni upubliczniona w unijnych bazach danych (np. CORDIS) i udostępniona opinii publicznej.

Precyzyjny dobór panelu oraz hierarchia słów kluczowych (MSCA Keywords)

Przypisanie wniosku do jednego z 8 głównych paneli naukowych (Chemistry – CHE; Social Sciences and Humanities – SOC; Economic Sciences – ECO; Information Science and Engineering – ENG; Environment and Geo-Sciences – ENV; Life Sciences – LIF; Mathematics – MAT; Physics – PHY) determinuje, pod jakim szyldem wniosek będzie oceniany i z której puli budżetowej oraz odrębnej listy rankingowej otrzyma środki.

Aby eksperci z agencji REA mogli precyzyjnie dobrać recenzentów posiadających wąską specjalizację zbieżną z tematyką projektu, wnioskodawca musi zadeklarować od minimum 3 do maksymalnie 5 słów kluczowych (deskryptorów), układając je w porządku malejącym pod względem stopnia istotności dla badań. Wybór każdego słowa kluczowego odbywa się w systemie w sposób ściśle zhierarchizowany na trzech poziomach:

  1. Panel główny (np. SOC).
  2. Podobszar badań (słowo kluczowe poziomu 1, np. Cognition, psychology, linguistics).
  3. Deskryptor szczegółowy (słowo kluczowe poziomu 2, np. Social psychology).

System elektroniczny nakłada tu sztywną regułę: dwa pierwsze słowa kluczowe muszą pochodzić bezwzględnie z tego samego panelu naukowego, który został wybrany jako wiodący dla całego wniosku. Trzy pierwsze deskryptory są całkowicie obligatoryjne do uzupełnienia w systemie. Słowa kluczowe numer trzy, cztery oraz pięć mogą być wybierane w sposób całkowicie swobodny z dowolnego z pozostałych siedmiu paneli unijnych, co pozwala zasygnalizować interdyscyplinarny lub wielodyscyplinarny charakter projektu. Całkowity brak streszczenia, panelu bądź wymaganych deskryptorów stanowi rażący błąd formalny uniemożliwiający dalsze procedowanie aplikacji.

Declarations – oświadczenia i rygor ponownego składania (resubmissions)

W sekcji oświadczeń (Declarations) koordynator wniosku z ramienia instytucji goszczącej zobowiązany jest do zaznaczenia serii obligatoryjnych klauzul prawno-administracyjnych, potwierdzających m.in. prawdziwość wprowadzonych danych, posiadanie pełnej zgody wszystkich uczestników na udział w projekcie oraz spełnianie kryteriów braku wykluczenia z finansowania publicznego. Wszystkie pola oznaczone symbolem czerwonej gwiazdki (*) są bezwzględnie wymagane.

W tej samej sekcji należy odpowiedzieć na pytanie, czy wniosek (lub projekt o bardzo zbliżonym charakterze) był składany w ciągu ostatnich dwóch lat w odpowiedzi na jakikolwiek konkurs unijny. W przypadku ponownego składania projektu (tzw. resubmission) wymagane jest podanie zeszłorocznego 9-cyfrowego numeru referencyjnego wniosku. Należy pamiętać o restrykcyjnej unijnej zasadzie blokady: jeżeli projekt w poprzedniej edycji konkursu uzyskał wynik poniżej 80 % punktów, nie może on zostać ponownie złożony do oceny w roku bezpośrednio następującym.

Dane badacza, reguła mobilności i rola organizacji

Sekcja Participants zbiera szczegółowe metadane dotyczące podmiotów instytucjonalnych oraz kluczowego personelu. Dzięki zintegrowaniu z numerami PIC większość ogólnych informacji o strukturze prawnej i statusie instytucji goszczącej zaczytuje się automatycznie. Osoba wypełniająca wniosek musi jedynie ręcznie uzupełnić puste pola wpisując m.in. dokładne dane teleadresowe wydziałów, numery telefonów oraz precyzyjne stanowiska i stopnie naukowe opiekuna oraz badacza.

Dla instytucji z krajów członkowskich UE lub krajów stowarzyszonych kluczowym kryterium kwalifikowalności, weryfikowanym przed podpisaniem umowy grantowej, jest posiadanie wdrożonego Planu Równości Płci (Gender Equality Plan). W przypadku podmiotów publicznych, instytutów badawczych oraz uczelni wyższych warunek ten jest obligatoryjny – brak takiego planu blokuje możliwość przyznania grantu, natomiast nie jest on wymagany od innych typów organizacji (np. przedsiębiorstw prywatnych z sektora nieakademickiego). W tej części wnioskodawca musi również zaznaczyć odpowiednie pola wyboru określające specyficzną rolę, jaką dana instytucja będzie pełniła w projekcie (np. zarządzanie projektem, upowszechnianie wyników, szkolenia, udostępnianie infrastruktury badawczej czy transfer praw własności intelektualnej).

W profilu kandydata (Researcher) kluczowe znaczenie ma wprowadzenie dokładnej daty uzyskania lub planowanej obrony stopnia doktora (Doctorate Date of Award), co pozwala systemowi na wstępne zweryfikowanie limitu maksymalnie 8 lat doświadczenia po doktoracie dopuszczalnego w MSCA PF. Każde uzasadnione przedłużenie tego okresu (np. z tytułu urlopów macierzyńskich, rodzicielskich czy pracy poza sektorem naukowym) musi zostać jawnie zakodowane w formie odliczeń czasowych w tej sekcji Part A wniosku. Choć dokumenty potwierdzające te odliczenia nie są wymagane na etapie aplikowania, wnioskodawca musi posiadać je w gotowości na wypadek ewentualnego audytu ze strony Komisji Europejskiej.

Ponadto znajduje się tutaj tabela, w której należy bez jakichkolwiek luk czasowych odnotować wszystkie miejsca aktywności zawodowej i zamieszkania (Place of activity/place of residence) badacza z ostatnich 5 lat przed terminem zamknięcia naboru. Służy to bezwzględnej weryfikacji unijnej reguły mobilności, stanowiącej, że badacz nie może mieć stałego miejsca zamieszkania ani prowadzić swojej głównej działalności (praca, studia) w kraju przyszłej instytucji goszczącej przez dłużej niż 12 miesięcy w okresie ostatnich 36 miesięcy bezpośrednio poprzedzających moment zamknięcia konkursu. Krótkie pobyty wakacyjne lub wyjazdy turystyczne nie powinny być wyszczególniane w tej tabeli jako osobne pozycje.

Tabela dotycząca publikacji, wcześniejszych projektów oraz kluczowej aparatury i infrastruktury badawczej

W sekcji uczestników interfejs Funding & Tenders Portal wyświetla pola tekstowe przeznaczone na wpisanie wykazu maksymalnie pięciu najważniejszych publikacji naukowych, opisów zrealizowanych wcześniej projektów powiązanych z tematyką wniosku oraz kluczowej aparatury i infrastruktury badawczej. Poradniki REA formułują w tym miejscu ostrzeżenie: pól tych w formularzu Part A nie wolno wypełniać. Jakiekolwiek informacje dotyczące publikacji, dorobku czy zaplecza laboratoryjnego wpisane w części administracyjnej online zostaną całkowicie zignorowane przez ekspertów oceniających wniosek. Miejscem przeznaczonym na rzetelny i punktowany opis całego dorobku oraz infrastruktury są wyłącznie odpowiednie sekcje załącznika merytorycznego Part B-2.

Konstrukcja budżetu i poprawne kodowanie faz projektu

Struktura finansowa MSCA PF opiera się w całości na kosztach jednostkowych (unit costs) – stawki miesięczne przypisane do poszczególnych kategorii (Living Allowance, Mobility Allowance, Family Allowance, koszty badań i szkoleń oraz koszty zarządzania) są automatycznie mnożone przez czas trwania grantu i korygowane przez system o unijny współczynnik kosztów utrzymania w danym kraju (Country Correction Coefficient).

Rola wnioskodawcy w sekcji Budget ogranicza się do zdefiniowania czasu trwania projektu oraz określenia uprawnień do dodatku rodzinnego (Family Allowance) poprzez zaznaczenie opcji Yes/No. Dodatek ten przysługuje badaczom, którzy w momencie zamknięcia naboru wniosków posiadają formalny status małżeństwa, związku uznanego przez prawo kraju jego zawarcia bądź mają dzieci na utrzymaniu. Rozwinięcie dedykowanej strzałki w tabeli finansowej pozwala na weryfikację składowych budżetu oraz końcowej szacowanej kwoty dofinansowania.

Powszechne błędy budżetowe i instytucjonalne wg REA

Analiza agencji REA wskazuje, że najwięcej uchybień formalnych generujących błędy budżetowe wiąże się z wadliwym kodowaniem w Part A specyficznych faz projektu, takich jak faza wyjazdowa Global Fellowship czy staże pozaakademickie (Non-Academic Placements – NAP):

  • Błędny status państwa – wprowadzenie kraju trzeciego (TC) zamiast państwa członkowskiego (MS) bądź kraju stowarzyszonego (HE AC) dla głównego beneficjenta, co automatycznie zaburza wyliczenie współczynnika korygującego (Country Coefficient) i zniekształca budżet.
  • Nieprawidłowy czas trwania faz – pomyłki w określaniu długości fazy wyjazdowej GF, powrotnej GF lub stażu NAP bezpośrednio rzutują na błędne przeliczenie stawek miesięcznych przez system finansowy portalu.
  • Mylenie staży NAP z oddelegowaniami (secondments) – staże w sektorze pozaakademickim na koniec projektu (NAP) mogą trwać maksymalnie do 6 miesięcy i wymagają dodania instytucji przyjmującej jako oficjalnego partnera stowarzyszonego (Associated Partner) bezpośrednio w strukturze uczestników Part A (np. poprzez dodanie numeru PIC danej firmy czy organizacji). Bardzo powszechnym błędem jest kodowanie w Part A zwykłych oddelegowań (secondments) lub krótkich wizyt studyjnych (short visits) jako staży NAP, bądź też dodawanie instytucji odpowiedzialnych za oddelegowania (secondments) do bazy danych Part A. Instytucje goszczące badacza na standardowe, krótkie oddelegowania powinny być opisywane wyłącznie w merytorycznej części Part B-2 wniosku i nie mogą figurować w formularzu administracyjnym online. Podsumowując: w Part A wykazuje się wyłącznie partnerów stowarzyszonych odpowiedzialnych za fazę wyjazdową GF oraz podmioty organizujące oficjalny staż NAP.

Ethics and Security – autoocena kwestii etycznych i bezpieczeństwa

Przedostatnia i ostatnia część formularza wymagają od wnioskodawcy odniesienia się do kwestii etycznych (Ethics) oraz bezpieczeństwa międzynarodowego (Security). Obie sekcje opierają się na liście pytań kontrolnych typu tak/nie. Obejmują one zagadnienia związane z badaniami na ludziach, przetwarzaniem wrażliwych danych osobowych (zgodnie z rozporządzeniem RODO), dobrostanem zwierząt laboratoryjnych, transferem technologii o podwójnym zastosowaniu cywilno-wojskowym (Dual Use), wywozem materiałów podlegających restrykcjom oraz potencjalnym negatywnym oddziaływaniem prowadzonych doświadczeń na środowisko naturalne.

Jeżeli na którekolwiek z pytań w tabeli etycznej wnioskodawca odpowie twierdząco, system wymusi uzupełnienie dedykowanego pola tekstowego przeznaczonego na autoocenę etyczną (Ethics Self-Assessment). Należy w nim zwięźle opisać procedury i wskazać, jakie zgody właściwych komisji bioetycznych lub komisji ds. etyki badań zostaną uzyskane przed rozpoczęciem konkretnych zadań projektowych. Rzetelne podejście do tej sekcji chroni wniosek przed zablokowaniem na etapie unijnej kontroli etycznej po ewentualnym wygraniu konkursu.

Wprowadzane w formularzu online dane można i należy regularnie zapisywać za pomocą przycisku Save data, co chroni przed utratą informacji w przypadku przerwania sesji. Praca nad Part A nie musi być wykonana jednorazowo – system pozwala na wielokrotne edytowanie i modyfikowanie danych aż do momentu oficjalnego zamknięcia naboru, który w edycji 2026 mija 9 września 2026 roku o godzinie 17:00:00 czasu brukselskiego (CEST).

Przed przystąpieniem do wysyłki wniosku obowiązkowym krokiem jest uruchomienie systemowej weryfikacji technicznej poprzez kliknięcie przycisku VALIDATE. System przeszukuje wówczas całą zawartość formularza administracyjnego Part A pod kątem pustych pól, niespójności logicznych czy braku wymaganych oświadczeń. Jeśli walidacja wykaże błędy, zostaną one podświetlone na czerwono i zablokują możliwość wysłania aplikacji. Jeśli system wyświetli jedynie ostrzeżenia (warnings), wniosek technicznie da się wysłać, jednak REA ostrzega, że ignorowanie ostrzeżeń systemowych i przesyłanie wniosków z nierozwiązanymi alertami technicznymi to jeden z najczęstszych powodów późniejszych problemów formalnych i finansowych.

#FunduszeUE #FunduszeEuropejskie #NAWA #MSCA

Idealna instytucja goszcząca oraz supervisor – z perspektywy naukowca i instytucji

Wybór odpowiedniej instytucji goszczącej (Host Institution) to fundamentalny krok, który często decyduje o sukcesie lub porażce wniosku w konkursie Marie Skłodowska-Curie Postdoctoral Fellowships (MSCA PF). Proces ten przypomina poszukiwanie idealnego partnera biznesowego – obie strony muszą wnieść do projektu unikalną wartość, aby zaimponować ekspertom oceniającym wniosek. W tej części naszego cyklu szczegółowo analizujemy mechanizmy tego dopasowania. Przyjrzymy się procesowi z dwóch perspektyw: naukowca, który musi skutecznie namierzyć i przekonać do siebie przyszłego Hosta, oraz organizacji, która chce otworzyć swoje drzwi dla najlepszych międzynarodowych talentów.

CZĘŚĆ I: Perspektywa naukowca – jak znaleźć i zdobyć idealnego Hosta?

Skuteczne poszukiwanie instytucji goszczącej wymaga połączenia metodycznego podejścia z aktywnym networkingiem, ponieważ najlepsze oferty rzadko czekają na pierwszej stronie wyników wyszukiwania. Podstawowym punktem wyjścia dla każdego badacza powinny być oficjalne platformy europejskie. Absolutnym centrum dowodzenia jest portal EURAXESS, a w szczególności sekcja Jobs & Hosting. To właśnie tam instytucje z całego świata publikują tak zwane Expressions of Interest (EoI), czyli otwarte deklaracje gotowości do przyjęcia stypendystów. Równolegle warto korzystać z oficjalnego portalu Komisji Europejskiej Funding & Tenders, gdzie w dedykowanej zakładce Partner Search można filtrować organizacje pod kątem ich wcześniejszego doświadczenia w programach ramowych. Nieocenionym źródłem wiedzy są także bazy narodowe oraz serwisy koordynowane przez sieć Krajowych Punktów Kontaktowych, takie jak Net4Mobility+, które regularnie agregują sprawdzone i aktywne oferty z różnych zakątków Europy i świata.

Prawdziwa magia i najbardziej dopasowane partnerstwa rodzą się poprzez bezpośrednie, spersonalizowane relacje naukowe. Najlepszą strategią jest rozpoczęcie od wnikliwej analizy literatury we własnej dyscyplinie. Zamiast pisać do losowych uniwersytetów, zidentyfikuj autorów kluczowych publikacji, których badania bezpośrednio rezonują z Twoim pomysłem na projekt, a następnie sprawdź ich afiliacje. Doskonałą okazją do nawiązania kontaktu są międzynarodowe konferencje naukowe, gdzie podczas sesji kuluarowych można osobiście przedstawić zarys swoich badań i zapytać profesora o możliwość złożenia wspólnego wniosku. W erze cyfrowej potężnym narzędziem stały się również media społecznościowe, zwłaszcza LinkedIn. Coraz więcej liderów grup badawczych i laboratoriów omija tradycyjną biurokrację i publikuje krótkie, bezpośrednie ogłoszenia opatrzone hashtagami takimi jak #MSCAPF czy #PostdocJobs, zachęcając do kontaktu poprzez wiadomości prywatne.

Kiedy już stworzysz krótką listę potencjalnych instytucji, musisz ocenić je przez pryzmat kryteriów, którymi będą kierować się eksperci oceniający Twój wniosek. Komisja Europejska bardzo rygorystycznie podchodzi do jakości wdrożenia projektu (Implementation) oraz jego wpływu na Twój rozwój (Impact).

Kluczową postacią jest Twój przyszły opiekun naukowy, czyli supervisor. W uniwersum grantów Marie Skłodowska-Curie nie jest on jedynie formalnym podpisem na dokumencie aplikacyjnym. Jego/jej pozycja, dorobek i zaangażowanie są bezpośrednio oraz bardzo surowo oceniane przez ekspertów Komisji Europejskiej. Idealny supervisor musi łączyć w sobie cechy wybitnego aktywnego naukowca z cechami empatycznego, otwartego mentora. Pod kątem formalnym i merytorycznym powinien to być badacz z ugruntowaną pozycją w swojej dyscyplinie, legitymujący się silnym i aktualnym dorobkiem publikacyjnym w prestiżowych czasopismach o zasięgu globalnym. Eksperci oceniający wniosek natychmiast wychwycą, czy potencjalny opiekun nadal aktywnie kreuje trendy w nauce, czy też jego największe sukcesy miały miejsce dekadę temu. Niezwykle cenione jest doświadczenie w zdobywaniu i skutecznym rozliczaniu grantów międzynarodowych, zwłaszcza tych finansowanych przez Unię Europejską, takich jak inne projekty MSCA czy prestiżowe granty ERC. Jeśli Twój supervisor prowadził już wcześniej stypendystę MSCA, wniosek zyskuje potężny atut, ponieważ dla Brukseli jest to gwarancja, że instytucja rozumie unijne procedury i specyfikę tego konkretnego programu.

Poza twardymi wskaźnikami bibliometrycznymi, ekspertów interesuje przede wszystkim udokumentowane doświadczenie mentorskie i szkoleniowe. Supervisor musi dowieść, że potrafi skutecznie zarządzać kapitałem ludzkim i rozwijać kariery swoich podopiecznych. W opisie jego profilu należy pokazać, ilu doktorantów lub badaczy na stażach postdoc pomyślnie wypromował oraz gdzie ci ludzie pracują dzisiaj – czy zasilają czołowe ośrodki akademickie, czy odnoszą sukcesy w przemyśle. To pokazuje tak zwaną „zdolność instytucjonalną do transferu wiedzy”. Dobry opiekun musi dysponować czasem i realną przestrzenią na integrację nowego pracownika ze swoim zespołem. Bardzo negatywnie oceniane są sytuacje, w których wybitny profesor bierze pod swoje skrzydła stypendystę, ale z racji piastowania licznych funkcji menedżerskich czy rektorskich nie jest w stanie zaoferować mu regularnych, cotygodniowych konsultacji.

Wybierając supervisora, warto zwrócić uwagę na jego cechy osobowościowe oraz styl zarządzania, ponieważ przez dwa lata będziecie pracować w bardzo bliskiej relacji. Idealny mentor to osoba o rozwiniętych kompetencjach miękkich, otwarta na interdyscyplinarność i gotowa na partnerski dialog, a nie autorytarne dyktowanie warunków. Powinien wykazywać autentyczny entuzjazm wobec Twojego pomysłu badawczego i chcieć uczyć się od Ciebie tak samo, jak Ty planujesz uczyć się od niego. Dobry supervisor to także sprawny sieciowiec – człowiek, który posiada szerokie kontakty międzynarodowe i bez wahania otworzy przed Tobą drzwi do innych globalnych laboratoriów, ułatwiając Ci planowanie staży czy krótkich wizyt naukowych. Przy pierwszym kontakcie warto zweryfikować, jak szybko odpowiada na maile, czy angażuje się w dyskusję nad hipotezami projektowymi i czy jest gotów poświęcić czas na wspólne, wielokrotne przepisywanie wniosku. Jeśli na etapie przygotowań napotykasz na ścianę milczenia lub zdawkowe odpowiedzi, jest to bardzo poważny sygnał ostrzegawczy, że współpraca w trakcie realizacji grantu może okazać się niezwykle trudna.

Dobry Host musi również zagwarantować odpowiednie zaplecze infrastrukturalne, zapewniając Ci nieskrępowany dostęp do laboratoriów, unikalnej aparatury czy specjalistycznych baz danych niezbędnych do realizacji badań. Równie ważne jest wsparcie administracyjne – sprawnie działające biuro grantowe zdejmie z Twoich barków ciężar formalności i pomoże w bezbłędnym przygotowaniu administracyjnej części wniosku. Na koniec zwróć uwagę na to, co instytucja oferuje poza samymi badaniami; najlepsze ośrodki zapewniają pakiety integracyjne, szkolenia z umiejętności miękkich, kursy językowe oraz realną pomoc w relokacji, na przykład poprzez lokalne biura sieci EURAXESS.

CZĘŚĆ II: Perspektywa instytucji – jak skutecznie zgłosić się jako Host?

Dla instytucji naukowej lub przedsiębiorstwa status Hosta w programie MSCA PF to prestiż, zastrzyk świeżej wiedzy oraz szansa na darmowe sfinansowanie doskonałego pracownika na okres do dwóch lat. Aby jednak przyciągnąć wybitnego naukowca, organizacja nie może czekać biernie – musi wyjść z inicjatywą i stać się widoczna na arenie międzynarodowej. Pierwszym formalnym krokiem jest założenie bezpłatnego konta instytucjonalnego na portalu EURAXESS i zmapowanie wewnętrznego potencjału. Równolegle należy upewnić się, że instytucja posiada aktywny numer PIC (Participant Identification Code) w systemie Funding & Tenders, co pozwoli na zaznaczenie opcji „Publish Partner Search” przy właściwym konkursie na rok 2026. Najbardziej profesjonalnym podejściem, stosowanym przez wiodące europejskie uniwersytety, jest stworzenie dedykowanej podstrony internetowej poświęconej wyłącznie naborowi do MSCA PF. Taka witryna powinna w jasny sposób prezentować profile supervisorów gotowych podjąć się opieki mentorskiej oraz precyzować ramy czasowe i wymagania formalne wobec kandydatów.

Sercem kampanii rekrutacyjnej instytucji jest jej oficjalne ogłoszenie, czyli wspomniane Expression of Interest (EoI). Aby wyróżnić się spośród tysięcy ofert z całego świata, tekst musi być napisany językiem korzyści i precyzyjnie targetować odpowiednią grupę badaczy. Dobrze skonstruowane EoI zaczyna się od chwytliwego, jednoznacznego tytułu, który od razu wskazuje dziedzinę badań i nazwę instytucji. Zamiast ogólnikowych opisów całej uczelni, ogłoszenie powinno skupiać się na konkretnym zespole badawczym, prezentując unikalne sukcesy danej grupy oraz linkując do profili naukowych supervisora w bazach takich jak Google Scholar czy Scopus. Kluczowe jest jasne wyartykułowanie, co organizacja oferuje kandydatowi: od dostępu do unikalnej aparatury w skali globalnej, przez udział w prestiżowych sieciach konsorcjalnych, aż po konkretne wsparcie na etapie pisania wniosku. Instytucja musi również precyzyjnie określić swoje wymagania wobec kandydata, precyzując pożądaną dyscyplinę, niezbędne umiejętności techniczne oraz przypominając o bezwzględnej unijnej regule mobilności. Na końcu nie może zabraknąć transparentnego opisu procesu selekcji, z wyraźnie wskazanymi terminami nadsyłania dokumentów i planowanymi datami rozmów kwalifikacyjnych.

Samo napisanie ogłoszenia to jednak dopiero połowa sukcesu; równie ważna jest jego szeroka i przemyślana dystrybucja. Podstawowym kanałem, w którym obecność jest obowiązkowa, pozostaje dedykowana sekcja na portalu EURAXESS, ponieważ to tam w pierwszej kolejności zaglądają zmotywowani naukowcy. Informację warto jednak zdywersyfikować, publikując ją na globalnych portalach kariery naukowej, takich jak ResearchGate, Nature Careers czy Science Careers, które gwarantują dotarcie do badaczy mocno sprofilowanych dziedzinowo. Równolegle instytucja powinna uruchomić swoje kanały w mediach społecznościowych, wykorzystując oficjalne profile na LinkedInie czy platformie X. Najbardziej skuteczne okazuje się zaangażowanie samych naukowców – kiedy profesorowie i kierownicy laboratoriów osobiście udostępniają informację o poszukiwaniu kandydata w swoich prywatnych sieciach kontaktów zawodowych, zasięg i wiarygodność ogłoszenia rosną lawinowo, przyciągając talenty o najwyższym potencjale naukowym.

Q&A

  1. Czy mogę aplikować z Hostem z kraju, z którego pochodzę?

Tak, ale zależy to od Twojej historii migracyjnej. Kluczowa jest reguła mobilności: nie możesz mieszkać ani prowadzić głównej działalności (praca, studia) w kraju Hosta przez więcej niż 12 miesięcy w ciągu 3 lat bezpośrednio przed terminem zamknięcia naboru wniosków.

  1. Czy instytucja goszcząca płaci coś za udział w grancie?

Nie. Grant MSCA PF pokrywa 100% kosztów. Unia Europejska finansuje wynagrodzenie naukowca (wraz ze składkami pracodawcy), dodatek mobilnościowy, dodatek rodzinny (jeśli dotyczy), a także przekazuje stałą kwotę dla instytucji na koszty badań, szkoleń, konferencji oraz koszty pośrednie (zarządzanie).

  1. Ile czasu zajmuje znalezienie Hosta i napisanie wniosku?

Minimum 3-5 miesięcy. Optymalny moment na sfinalizowanie rozmów z Hostem to kwiecień/maj roku, w którym zamykany jest konkurs (wrzesień). Pisanie 10-stronicowego wniosku wymaga ścisłej współpracy z opiekunem naukowym i działem grantowym.

  1. Czy jedna instytucja może złożyć kilka wniosków z różnymi naukowcami?

Tak. Jeden supervisor może wspierać kilku różnych naukowców w danym roku, pod warunkiem, że wykaże zdolność do zapewnienia im wszystkim odpowiedniej opieki mentorskiej. Jeden naukowiec może jednak złożyć tylko jeden wniosek w danym konkursie.

  1. Czy prywatna relacja (np. małżeństwo lub bliskie pokrewieństwo) między naukowcem a supervisorem wywołuje konflikt interesów i dyskwalifikuje wniosek?

Z formalnego punktu widzenia – nie ma automatycznego zakazu. Zasady MSCA PF dopuszczają opieranie współpracy na dotychczasowych relacjach partnerskich czy zawodowych. Jednak we wniosku musisz bezwzględnie udowodnić, że wybór tego konkretnego supervisora wynika wyłącznie z merytorycznej wartości dodanej dla Twojej kariery oraz jego unikalnej wiedzy eksperckiej. Ponadto na etapie realizacji projektu instytucja goszcząca musi zapewnić transparentne procedury, aby zapobiec jakimkolwiek zarzutom o stronniczość w ocenie Twojej pracy.

  1. Co się stanie, jeśli supervisor zachoruje, zmieni pracę lub odejdzie z instytutu w trakcie pisania wniosku lub realizacji grantu?

Projekty MSCA PF są elastyczne, ale wymagają zgody Komisji Europejskiej. Jeśli zmiana nastąpi przed złożeniem wniosku, należy jak najszybciej znaleźć nowego opiekuna w tej samej instytucji i zaktualizować wniosek. Jeśli supervisor odchodzi w trakcie realizacji projektu, Host Institution musi zaproponować nowego opiekuna o zbliżonych lub wyższych kompetencjach naukowych i przesłać oficjalną prośbę o aneks do umowy (Grant Agreement Amendments) do Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych (REA).

  1. Czy dwóch różnych naukowców może złożyć wnioski w tym samym konkursie, do tej samej instytucji, do tego samego supervisora i w tym samym panelu naukowym?

Tak, system na to pozwala, ale niesie to ogromne ryzyko formalne. Komisja Europejska oficjalnie dopuszcza taką sytuację. Zgoda ta obwarowana jest jednak bardzo twardym warunkiem: cele projektu, metodologia, podejście naukowe oraz sekcja wdrożeniowa (Implementation) obu wniosków muszą być całkowicie odmienne. Jeśli eksperci uznają, że wnioski są zbyt podobne (np. powielają tę samą treść opisu laboratoriów czy harmonogramu), jeden z nich (lub oba) zostanie bezdyskusyjnie uznany za niekwalifikowalny.

  1. Czy na jednej instytucji goszczącej naukowiec może mieć wpisanych dwóch supervisorów (np. co-supervision wewnątrz uczelni)?

W ramach europejskich grantów (European Fellowships) – absolutnie nie. Oficjalna zasada mówi wprost: we wniosku może figurować wyłącznie jeden główny supervisor przypadający na daną instytucję goszczącą. Oczywiście, dopuszczalne jest, aby w badaniach pomagali inni naukowcy czy doradcy zewnętrzni jako mentorzy pomocniczy (co-supervisors). Muszą być oni jednak opisani wyłącznie w sekcji merytorycznej (jako część zespołu), natomiast w formularzach administracyjnych Part A miejscem na formalnego opiekuna dysponuje tylko jedna osoba.

  1. Czy supervisor, który nie jest profesorem (np. ma stopień doktora i stanowisko adiunkta / Senior Lecturer), obniża szanse wniosku w kryterium oceny?

Nie, o ile wniosek odpowiednio uargumentuje jego kompetencje. Komisja nie wymaga, aby opiekunem był wyłącznie profesor tytularny. Kluczowe jest, aby supervisor posiadał udokumentowaną zdolność do zapewnienia pełnego, profesjonalnego wsparcia naukowcowi na każdym etapie projektu. Jeśli w dorobku młodszego stażem supervisora widnieją pewne luki (np. mniejsze doświadczenie w zarządzaniu ludźmi), wniosek musi pokazać, jak instytucja goszcząca to kompensuje – oferując dodatkowych mentorów pomocniczych lub instytucjonalne programy wsparcia rekrutacyjnego.

  1. Czy instytucja goszcząca może w trakcie trwania projektu MSCA PF przyjąć dodatkowe, zewnętrzne finansowanie na badania tego samego naukowca?

Tak, ale z zachowaniem żelaznej zasady unijnej: zakazu podwójnego finansowania. Komisja Europejska pozwala, aby Host pozyskiwał inne granty (np. krajowe, przemysłowe) na pokrycie kosztów drogiej aparatury lub personelu pomocniczego, których ryczałt MSCA nie jest w stanie w pełni sfinansować. Warunek jest jeden: te same, konkretne koszty (np. ta sama faktura za odczynniki lub wyjazd na tę samą konferencję) nie mogą być rozliczane z dwóch różnych źródeł jednocześnie. Ponadto, naukowiec nie może z tego tytułu otrzymywać żadnego innego, ukrytego dochodu za realizację tego projektu niż ten wynikający bezpośrednio z budżetu MSCA.

  1. Kto tak naprawdę powinien fizycznie napisać wniosek: naukowiec czy supervisor?

Oficjalne stanowisko unijne brzmi: to musi być wspólne przedsięwzięcie. Eksperci bez problemu wyczuwają wnioski napisane w 100% przez profesora (gdzie naukowiec jest tylko dopisanym nazwiskiem) oraz te napisane wyłącznie przez młodego doktora bez konsultacji merytorycznej z Hostem (brak spójności z infrastrukturą uczelni). Niedopuszczalne jest też, aby badacz składał wniosek zupełnie sam, bez wiedzy i zgody instytucji. Idealny model to sytuacja, w której naukowiec odpowiada za esencję badawczą, a supervisor wspólnie z nim dopracowuje plan szkoleń, transfer wiedzy oraz sekcję zarządzania ryzykiem.

#FunduszeUE #FunduszeEuropejskie #NAWA #MSCA